Нормативно-правовая база
Исправления в трудовой книжке в части ФИО работника регламентируются Инструкцией по заполнению трудовых книжек № 69 от 10.10.2003 г.
Основания изменения фамилии в трудовой книжке
При смене ФИО работнику необходимо сообщить работодателю о произошедших изменениях и предоставить документы, являющиеся подтверждением смены паспортных данных:
- свидетельство о заключении/расторжении брака, а также о перемене имени;
- новый паспорт лица;
- свидетельства СНИЛС и ИНН.
Данные документы станут основанием для изменения фамилии в трудовой книжке после замужества.
Порядок изменения фамилии
В первую очередь работник, сменивший паспортные данные, должен написать заявление, в котором просит произвести исправления в трудовой книжке и других учетных документах.
После сдачи работником заявления кадровики должны составить приказ, после которого в трудовую книжку будут внесены необходимые исправления.
Чтобы внести исправления в сведения о ФИО работника, необходимо придерживаться следующего алгоритма.
Пошаговая инструкция внесения изменений
Шаг 1. Ознакомление инспектора отдела кадров с документами, представленными работником.
Шаг 2. Внесение исправлений в сведения о работнике.
Изменить ФИО в книжке достаточно просто. Согласно Инструкции, исправить данные можно, зачеркнув одной чертой старые данные, а рядом прописать новые сведения.
Чтобы можно было прочесть исправленный текст, зачеркивание производится тонкой чертой.
Аналогичным образом вносятся изменения в остальные кадровые документы.
Шаг 3. На обратной стороне обложки вносятся сведения о документах, являющихся основанием для исправлений – серия и номер свидетельства, дата выдачи.
Как правило, это свидетельство, выданное органами ЗАГСа. Ответственное лицо в обязательном порядке ставит свою подпись с указанием должности и инициалов, дату поправок и печать организации.
Образец изменения фамилии в трудовой книжке
Материал в тему: Смена фамилии в медицинской книжке: порядок внесения изменений.
Документы, на основании которых вносится запись
Для внесения исправлений работник должен представить документы, которые подтверждают произошедшие изменения – копию нового паспорта и свидетельство о регистрации/расторжении брака или смене имени.
Кто должен вносить изменения
Вносить запись в трудовую книжку о смене фамилии имеет право только сотрудник отдела кадров.
Смена фамилии в других рабочих документах
Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие сведения ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, журнал учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, график отпусков, ведомости, описи и т. д.
Важно! Чтобы внести новые сведения в трудовой договор, необязательно составлять его заново – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны новые данные работника.
В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять ФИО в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.
Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.
Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала.